浅谈如何开一个高效率的会议

【本网讯】“简不是物质的贫乏，而是精神的自在；朴不是生命的空虚，而是心灵的单纯。”清代刘大櫆《论文偶记》中说：“文贵简。凡文笔老则简，意真则简，辞切则简，理当则简，味淡则简，气蕴则简，品贵则简……”。其实日常工作亦然，就开会而言，不在“繁”，而在“精”，不在忙碌，而在效率；改变工作方式，杜绝形式主义，少做表面文章，少开会、开短会、开精会、开实在会，才“会”出成果。

如若不然，以会议去贯彻会议，以讲话去贯彻讲话，人浮于事，只说不做，应付差事，得过且过；这样的会议是没有任何意义的，是对时间、财力、精力的浪费，甚至有可能耽误工作，损害公司和群众的利益。目前，供电企业正处于快速发展之际，工作内容较为繁多，接受的新事物也比较多。因而，一些疑虑、问题和困难也就接踵而至，释疑、解答、摆脱困难，这些可能都需要大家坐在一起来共同研究，所以说开会也是必不可少的一个环节。既然不可省，那就得简而精。那么，究竟我们该如何开一个高效率的会议呢？

从卓越管理模式的观点看来，要开好一个会，必须从会前准备、会中控制、会后跟踪三个环节做好文章，才能保证会议的高质高效。

一、会前准备

1、简化会议内容，明确会议内涵。会议通知下达后，与会人员应该根据会议主题和内容，充分准备，对会议议题深思熟虑，去除表面内容，挖掘议题内在含义，直指问题根本。避免开会时发言内容空泛、无重点，不够简洁、精炼，以致浪费时间。

2、合理安排会议，精炼会议结构。现在有很多会议都是临时性的，给与会人员准备的时间太少，结果开会时，与会人员缺乏充分的准备，对议题思考不足，因而对会议的贡献、集合效应就体现不出来。这时就有可能需要一定的时间来提升会议效果，而工作时间又不能全部耗在会议上，容易耽误事和造成对工作资源的浪费；那么，建议会议组织部门和参会人员能牺牲一些工作以外的时间，将会议安排在中午或晚上，如此既不耽误工作，又保证了会议时间。另外，对于一些小会议或者扎堆的会议，可以采取多会合一的方式召开，将原先多个会议的内容，精简成一项项议题，放在一个会上，逐项研究讨论，这样既节省了时间、精力，又避免了不必要的麻烦，从而提高了会议效率。

二、会中控制

会中控制至关重要，这决定着一个会议的走向，成功或失败，都取决于此。因此，如何进行会中控制，既能精简会议过程，又能保证会议效果呢？

1、抓住会议重点，紧扣会议主题

如果我们进行拆字，你会觉得很有趣：“会”拆开来就是“人”和“云”两个字，意思就是人人都要说话的意思，“议”拆开来就是“言” 和“义” 两个字，意思是说，要做到“言必及义”，不是说瞎话。这就是古人对会议的期待。但是在会议过程中，常会出现这样一种情况：很多发言人随性而发，有时一发而不可收拾，等回归主题时，已经浪费了很多时间。那么一旦出现这种情况时，会议主持者应该及时引导发言人贴近会议主题，避免会议天马行空。

2、合理安排发言顺序，掌握好发言时间

合理安排发言顺序，避免领导先发言。在中国唯上、重人情、好面子的文化氛围中，领导先发言，就等于对事情定了基调，其他人就不敢表达自己的真实意思了。这是一种隐形的浪费。此外，发言者在发言时要注意掌握时间，发言不要繁冗，时间不能过长，做到语言简洁，表意明确，摒弃套话、空话、废话。

3、遵守会议要求，保持良好会议秩序

会议期间，与会人员对正在发言者的意见有不同看法时，应该按照会议要求，不能直接向发言人提出，在征得主持人同意后，才能发言；而且发言不能针对发言人，而要针对所要讨论的议题。如果直接向发言者提出，就可能引起争论，搞不好会面红耳赤，甚至互相攻击、不欢而散，既冲淡了会议主题、注意力，又浪费了时间。另外，与会人员还应该保持良好会议秩序，准时参会，不能迟到、早退，不要随便进出会场，更不允许闲聊与会议无关的话题，或者做与会议无关的事情而影响到会议的正常进行。

4、积极参与会议，主动履行职责

有些人奉行事不关己、高高挂起的原则 。这些人害怕得罪领导，所以，只带着耳朵来开会，很少发言，或从不发言。对会议没有贡献，这也是一种资源浪费。还有些人在会议中想方设法躲避问题，对会议中提出的一些责任划分互相推诿。这些都是不可取的，与会人员应该积极参与会议，主动履行职责。

5、不要随意增加议题，事情避免议而不决

要想保证会议的效率，一定要按照事先准备的、既定的议题来讨论。所谓“凡事预则立，不预则废”，如果临时增加没有准备的议题，现场发挥，在资料准备不充分的情况下，很难就新增议题做出正确的决策。另外，对会议中提出的议题，在充分准备的前提下，应作出决策。召开会议就是为了解决问题，如果议而不决，就失去了召开会议的价值了，就会造成浪费。

三、会后跟踪

对会议决定事项要有跟踪安排。每个会议都应该有议决事项，这些需要做的事情应该在会议上就确定由谁负责来做、什么时间做、做到什么标准（程度）、谁来负责监督检查等，即要有一个跟踪计划，这样才能保证会议的成果得到落实。否则，开再多的会、会议决定多少决议，也是一场空。

如上所言，如果把握好上述三个环节，任何会议都会取得不错的效果。“去粗取精，去伪存真，由表及里，由此及彼”，所有会议的内容都应该提纲挈领，简明扼要，真正做到简明、简捷、简朴。而且，一次会议，并不仅仅是一次信息的传播，也是一次思想作风的传播。好的会风直接反映好的作风。会议开得扎实方能高效地工作，会议开得简约更需要务实地执行，会议开得短而精显得实在可贵。

因此，少些不必要的会，多些必要的执行力;少些不必要的空话，多些实在的落实率。只有如此，才能使得企业迎合地方经济腾飞势头，又好、又快发展。