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供电档案是供电企业生产经营管理过程中形成的以纸张为载体的图、文材料，也是供电企业和用电客户双方依法管理的法律公文。供电档案资料既是供电企业日常工作的分类备查材料和载体，又是应对上级工作检查的主要形式，搞好档案资料的整理工作可谓意义重大。但是，由于种种原因，与公检法等行政执法机关的档案资料相比，供电部门在档案资源建设及实际利用工作中，还有许多不尽人意之处。
一、基层供电所档案管理现状及存在的问题
根据供电企业的管理模式来看，一般县市供电企业下设一个城区供电所及若干个农村供电所，管理辖区范围内成千上万的用电客户。供电企业在日常工作中，会产生大量的各种文件、公文、批示等文书档案，这类具有法律效力的档案资料均须妥善保管，经常查阅；另外供电企业管辖的用电客户在新成立、注销等过程中会向供电企业上交各种信息登记表等，这些资料存档后被视为固定档案。也是日常工作中经常要查阅到的档案；还有目前每个用电客户在每个月内的经营情况、各种电费的缴纳情况、电量的使用情况以及各类有关报表和相关文件。这些报表及文件档案被视为流动档案。在调查中，笔者发现，供电企业基层档案管理存在以下问题：
一是文书档案、固定档案、流动档案整编缺乏统一性。文书档案一般由县市级供电企业办公室负责收集整理，存放于县市供电企业档案室。生产经营档案则由供电所负责集中立卷。如工作票存根，由工作票岗工作人员按月装箱，按年度存放于供电所档案室。这就使得日常的档案整理工作中，一些基层县市供电企业往往注重文书档案的整理，其他的供电生产经营档案往往成为档案管理及检查的死角。
二是基层供电所生产经营档案管理完全依靠手工，效率难以提高。习惯上我们从业扩登记开始，到电价类别认定、电费缴纳直至销户，所有涉及的资料完全按户归集存档。全部依靠手工操作，而且要逐月进行，年度整理装订，耗费较多人力，工作量较大。计算机主要被用来编制档案目录、打印卷脊，在档案的整理、运转、共享利用上没有引入信息化。
三是档案增值利用不够。实际工作中，查阅生产经营档案的人少之又少，除在检查或者核日常生产经营管理中用到以外，最大的用途就是迎接上级考核，最可能的重要作用就是应对用电客户提起的用电纠纷、行政复议或者诉讼。大量的数据沉淀在档案资料中，档案价值极度降低，没有得到有效利用。
四是档案的销毁工作衔接不畅。“两改一同价”以来形成的一些短期文件，保存期限在10年，现在大部分单位都未对这一部分资料进行统一销毁处理。大量无价值资料占据库房空间，不利于档案的管理利用。
二、存在问题的原因
一是对档案资源建设及利用的真正作用和实际意义缺乏足够的认识。提起档案，人们只满足于一种表面现象，即按规定和要求将使用过的文件、资料汇集整理装订成卷，再存放于一定标准规格的档案装具内。然后通过一定级别和标准的验收，达到一定级别的标准要求，即算完事。至于档案形成后的自身价值和作用，便很少注意。由于对档案形成后的利用欠考虑，因此也谈不上对档案资源建设作用与意义有着多高的认识。
二是信息化应用不深入。生产经营管理改革中对档案管理没有进行完整的探索研究，信息化不支持，加上技术上存在一定困难，导致信息化在档案管理上应用不广不深。管理操作缺乏规范。档案的归集、审核、传递等往往还是沿用工作习惯，实行管理人员建档，纸质信息流转，难以保证档案的规范统一。同时在材料应用、硬件配置上不够规范、标准。
三是缺乏相对稳定的档案工作专（兼）职人员。档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，它的性质要求各级要有比较固定的档案工作人员。目前，大部分单位都缺少稳定的档案工作人员。档案人员不稳定，对档案人员本身容易造成不良影响，如是档案管理人员对档案工作的责任心不强，缺乏长远计划和打算，不钻研不学习档案业务知识，对所保管管理的资料不熟悉，缺乏全面的、系统的掌握等，使档案管理的缺乏连续性、衔接性。
四是重实际供电业务工作而轻档案的利用价值的体现。在供电部门，每年生产经营任务比较重，基层供电所都把重要精力投放在抓生产经营工作上，而档案工作在繁重的生产经营工作中就显得微不足道。每年在生产经营的数据统计上，投入了大量的人力和精力，而在档案资源建设及利用方面，是苍白无力的。实际上在供电部门的业务档案也就是生产经营管理资料的利用上，是比较多的，但由于思想上没有对档案利用形成足够的认识，档案利用这一概念没有在头脑中形成，以致利用了档案，还不能认识到这是档案价值和作用的发挥与体现，只认为这是生产经营管理工作的一个简单环节而已。
五是重电脑管理利用而轻纸质档案的利用。供电部门随着高科技年代日新月异的发展，高科技的应用在生产经营工作中发展很快，信息化建设重视程度很高。办公自动化、信息化的建立和发展，使一些单位对供电档案纸制资料的保存观念产生了淡化，忽视了纸质档案的建立和利用。在供电部门，不仅是形成文件的文书档案很重要，而日常生产经营管理中形成的专门档案(业务档案)，即生产经营档案也很重要，甚至在生产经营工作中其价值更高一些。然而，由于缺乏对生产经营档案利用的长期效应，自成立以来没有规范过生产经营档案，以致胡乱堆放，丢失资料现象普遍存在，对生产经营工作已经产生了不良影响。
三、加强供电档案管理的几点思考
1、加大对供电所档案工作的宣传力度
市场经济、知识经济提升了档案工作的社会地位，法制建设强调了档案工作的重要性，各领域、系统的档案工作必然趋于规范化和科学化，对供电企业档案工作的要求也同样如此。而要使供电企业档案工作有一个长足的发展，首要的任务就是大力宣传供电档案工作的重要性，使供电干部员工充分认识到供电档案工作是供电企业、供电人员的本职工作，推动供电档案工作的发展是供电干部员工义不容辞的责任。同时，也要向用电客户做好宣传，取得用电客户对供电档案工作的大力支持和配合。
2、建立健全供电所档案管理机构和机制
健全的机构和机制是落实供电所档案工作的组织保证。在成立相应业务班组的基础上，基层供电所相对固定专职或兼职档案管理人员，有人员调整时要认真做好档案工作的交接。在专职或兼职档案管理人员的选定上，按照相应的标准和要求，如熟悉生产经营管理和档案业务等。从而达到档案工作有机构主管，具体工作有人员牵头。制定适合单位具体情况的供电档案管理办法，明确档案管理人员的职责，完善档案保管制度。使大家学习有依据，操作有规程。
3、注重增强和提高供电所档案管理人员的能力素质
随着电网的高速发展，档案管理人员必须加强学习，不断更新知识结构。要清醒地看到，科学技术的飞速发展使知识老化周期缩短，一个人无论学习的知识多么丰富，几年后就会碰到相应领域而言的专业知识过时问题。身为档案管理人员，尤其要注重两个方面：一是职业道德的修养。重视和加强职业道德的培养，树立正确的职业道德观念；二是信息技术的掌握。档案事业的发展使得档案人员从“理论型”、“实干型”向“技术型”转变，档案人员运用信息技术是一个十分重要的内容和本领。未来的档案工作者，不仅是档案管理员，也将是计算机网络的专业人员。
4、提高归档的及时性和归档质量，及时销毁无价值档案
要注重基础资料的收集工作。根据国家法律法规的规定，办理某一个供电事项必须要具备某些供电资料，而如果缺少了其中的任何一种资料，这份档案都称不上一份完整的档案。这就要求我们的供电工作者在工作的过程中，要严把资料收集关，严格核实每一项资料的真实性，确保供电档案资料的有效性。根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔除无保存价值的档案。
5、创新电子档案管理方法，实现管理科学化、规范化、标准化
首先确立归档原则。依托流程信息管理系统，对“每个业务处理环节对某项工作事件产生的资料”的内容进行固定统一，在日常生产经营事务中，形成与纸质资料对应的电子资料，利用计算机同时进行管理。其次明确档案流向。纸质资料和电子资料同步交接。再次完善供电档案数据库系统的改造工作，进一步适应不断更新的供电档案归档工作，加强档案目录数据库建设。充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。
6、档案资源建设要与利用效益相结合
搞好档案资源建设重要的一点就是建立档案统计信息库，并且主动地向外发布信息，以达到档案信息共享的目的。供电部门应该尤为重视这一点，如果供电档案管理部门能在做好档案统计的基础上，定期将统计结果信息采用档案信息简报或电脑网的形式，提供给各业务部门，变守株待兔为主动“出击”，提供出门服务，无疑将会大大提升档案利用的效益。不仅可方便工作，减少重复环节，亦可改善工作作风，减轻基层负担。
7、加强对供电所档案工作的评比和考核
档案管理是各项工作的一个重要组成部分，加强供电所档案工作的评比和考核，是推进供电所档案工作的一项有力措施。在完善供电所档案管理办法的基础上，制定档案工作考核评比的细则，作为检查和衡量每个单位档案工作的标准和依据。每月或每季度对各单位的档案工作进行检查评比，将有效促进基层供电所档案工作的开展。
供电所档案的管理和利用，在生产经营工作中有着举足轻重的作用，不容忽视。搞好档案资源建设，同时做好档案利用价值的推广，一定会对档案的利用，尤其是对供电部门的档案利用，产生巨大的推动作用。
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